NĚKTERÉ FAKTA O SCÉNÁŘOVÉM PŘÍSTUPU PRO PLÁNOVÁNÍ ROZPOČTU

NĚKTERÉ FAKTA O SCÉNÁŘOVÉM PŘÍSTUPU PRO PLÁNOVÁNÍ ROZPOČTU
24 dubna | 7 min. | Finanční řízení hotelu

Před rokem 2020 se hotelnictví a pohostinství obecně řídily standardními pravidly při vytváření plánů - strategický plán byl 5-10 let (pro stabilní trhy, jako je Evropa, je typický širší horizont plánování, v Rusku často finanční model není delší než 3 roky), jeho aktualizace každé 1–2 roky a roční rozpočtování. Proces byl dříve regulován a jasný, pokyny pro roční rozpočtování, které byly uvedeny ve strategickém finančním modelu nebo v jeho nepřítomnosti, byly založeny na zkušenostech z předchozích let a klíčových referenčních hodnotách rozvoje.

V srpnu 2020, provozní a finanční oddělení v hotelech začaly proces rozpočtování na příští rok, však obvyklý postup již nebyl možný. Všechny strategické finanční modely se do této doby zhroutily, minulá období do roku 2019 již neměla žádný význam a rok 2020 nebyl referenčním bodem pro příští rok. Vládla naprostá nejistota a nikdo mohl poskytnout klíčové vodítko pro plánování. Všechno se stalo nejistým. Přežije podnikání? Budou přijata podpůrná opatření? Bude možné přilákat alespoň místní trh? Podaří se podniku pokrýt fixní náklady a nezadlužit se? Jaká opatření by měla být přijata, aby zachytila vlnu a obsadila hotely v případě oživení trhu?

Vrcholový management a vlastníci přišli s otázkou - jak plánovat? A je to vůbec nutné?
Odpověď na poslední otázku je ANO, měli byste plánovat. Rok 2020 ochromil likviditu mnoha společností, takže vrcholový management a vlastníci musí pochopit a posoudit, jaký druh hotovostní mezery je možné mít. Kromě toho vedení hotelu potřebuje dlouhodobé a strategické cíle, o které by měl usilovat, i když s příchodem recese se stávají méně efektivní.
 A nakonec vám plánování umožňuje optimalizovat - identifikovat výdajovou a příjmovou strukturu podniku. Nebo možná během recese nastal čas k renovaci a vytvořit zásadně nový produkt, zatímco konkurenti jsou téměř úplně uzavřeni se ztrátou? Toto rozhodnutí rozhodně vyžaduje plánování.
Jak bychom měli plánovat v době nejistoty? Jak se můžeme spolehnout na plány, když jsou každý týden zaváděna nová omezení ze strany vlády a sousedních zemí?
Obvyklé metody zdola nahoru nebo shora dolů nebudou fungovat. Nebo spíše je nepravděpodobné, že jakýkoli plán, který připravíte pomocí těchto přístupů, bude blízký realitě.

Co je scénářový přístup?

Scénáře jakéhokoli přístupu nebo scénářový přístup předpokládají zvážení několika scénářů, které nastanou, pokud se spustí jejich základní předpoklady. Cílem je analyzovat a vypočítat několik věrohodných scénářů, aby bylo možné pro každý z nich vypracovat možné akce. 
Výsledkem bude, že společnost bude méně vystavena rizikům a více přizpůsobena změnám.
Výhody tohoto přístupu během recese:
Schopnost rychle reagovat na vnější změny
Šance analyzovat existující alternativy předem, spíše než, když již došlo k předpokládaným změnám.
Příprava pesimistického scénáře s rezervou

Přístup podle scénáře vám navíc umožňuje vytvářet strategické alternativy, rozvíjet nové nápady, zvyšovat flexibilitu a snižovat rizika.

Jaké kroky je třeba podniknout k implementaci plánování scénářů ve společnosti:
Určete faktory (základní události), které jsou brány jako princip v každém ze scénářů
Rozvíjejte rozhodnutí v případě, že dojde k základním událostem
Vytvořit metodická doporučení, jak tyto faktory zohlednit v rozpočtu, vyvinout plánovací nástroje
Vytvořit předpisy pro přechod z jednoho scénáře do druhého a odpovídající analýzu rozptylu skutečného vs. plánu.
 
Pro efektivní plánování scénářů musí mít scénáře řadu charakteristik.
Musí být realistické. Například je nereálné předpokládat, že během prvních 3 měsíců roku 2021 se všechny činnosti vrátí na úroveň roku 2019.
Scénář by měl být spouštěčem rozhodování. Pokud je například očekávaná obsazenost nižší než 10%, může mít smysl hotel zavřít.
Žádné vnitřní rozpory. Například je nemožné uvést do scénáře jak zvýšení obsazenosti hotelu, tak výrazné snížení provozního personálu.
Scénáře v rámci stejného balíčku by se měly navzájem výrazně lišit - důležitá je variabilita.
Při plánování scénářů často existují dva opačné scénáře: optimistický a pesimistický. První možnost zahrnuje pozitivní vývoj situace. Druhý se zabývá působením negativních faktorů. Nejpravděpodobnější je však často něco uprostřed, proto se často přidává realistická / konzervativní možnost.
Teoreticky může být počet scénářů nekonečný, ale v praxi je obtížné připravit a použít více než tři. Tyto scénáře se vztahují na celý projekt / hotel a zahrnují všechny příjmy a výdaje pro všechna oddělení. Současně mohou být některé rozpočtové účty pro všechny scénáře stejné (například náklady na povinné audity nebo daně z majetku).
Scénáře poskytují příležitost podívat se na podnikání z různých úhlů pohledu, vyvinout strategická rozhodnutí a najít nové nápady. Vytváření vysoce kvalitních scénářů vyžaduje čas a úsilí finančních a řídících pracovníků společnosti, ale stojí to za to: společnost se stává stabilnější a úspěšnější.
Ksenia Bagaeva
About the Author:
CFO
Facebook Instagram LinkedIn