EINIGE FAKTEN ZUM SZENARIOBASIERTEN ANSATZ FÜR DIE BUDGETPLANUNG

EINIGE FAKTEN ZUM SZENARIOBASIERTEN ANSATZ FÜR DIE BUDGETPLANUNG
19 April | 6 min. | Hotel Finanzmanagement

Vor 2020 hielten sich die Hotellerie und das Gastgewerbe im Allgemeinen an Standardregeln bei der Erstellung von Plänen - ein strategischer Plan für 5-10 Jahre (ein größerer Planungshorizont ist typisch für stabile Märkte wie Europa, in Russland ist das Finanzmodell oft nicht länger als 3 Jahre), seine Aktualisierung alle 1-2 Jahre und eine jährliche Budgetierung. Früher war der Prozess geregelt und klar, die Richtlinien für die jährliche Budgetierung waren im strategischen Finanzmodell vorgegeben, oder basierten in dessen Ermangelung auf den Erfahrungen der vergangenen Jahre und wichtigen Entwicklungsmaßstäben.

Aber im August 2020, als die operativen Abteilungen und Finanzabteilungen im Hotel den Prozess der Budgetierung für das nächste Jahr begannen, war die übliche Vorgehensweise nicht mehr möglich. Alle strategischen Finanzmodelle waren zu diesem Zeitpunkt zusammengebrochen, die vergangenen Perioden bis 2019 hatten keine Bedeutung mehr, und 2020 war kein Referenzpunkt für das nächste Jahr. Es herrschte völlige Ungewissheit, da niemand mit einer Wahrscheinlichkeit von 95 % (zu diesem Prozentsatz sollte übrigens ein kompetent und qualitativ erstelltes Budget ausgeführt werden) wesentliche Vorgaben für die Planung machen konnte. Alles ist ungewiss geworden. Wird das Unternehmen überleben? Wird es Unterstützungsmaßnahmen geben? Wird es möglich sein, zumindest den lokalen Markt zu erschließen? Wird das Unternehmen es schaffen, die Fixkosten zu decken und sich nicht zu verschulden? Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, um die Welle zu erfassen und die Hotels im Falle einer Wiederbelebung des Marktes zu besetzen?

Für das Top-Management und die Eigentümer stellte sich die Frage - wie plant man? Und ist es überhaupt notwendig?

Die Antwort auf die letzte Frage ist JA, man sollte planen. Das Jahr 2020 hat die Liquidität vieler Unternehmen gelähmt, also müssen Top-Management und Eigentümer verstehen und einschätzen, welcher Art die mögliche nächste Liquiditätslücke ist. Außerdem braucht das Hotelmanagement schließlich Ziele, die es anstrebt: Es ist nicht effektiv, mit dem Strom der Rezession zu schwimmen. Und schließlich erlaubt die Planung, zu optimieren - unnötige Ausgaben und Punkte zu identifizieren, die Verluste erleiden oder wo Einnahmen erhöht werden können. Oder ist es in der Rezession vielleicht an der Zeit, für eine Renovierung zu schließen und ein grundlegend neues Produkt zu schaffen, während die Konkurrenz fast vollständig geschlossen ist und Verluste erleidet? Diese Entscheidung erfordert definitiv Planung.

Wie sollen wir in einer Zeit der Unsicherheit planen? Wie können wir uns auf Pläne verlassen, wenn jede Woche neue Einschränkungen von der Regierung und den Nachbarländern auferlegt werden?

Die üblichen aufbauenden oder verfeinernden Methoden werden nicht funktionieren. Oder besser gesagt, es ist unwahrscheinlich, dass ein Plan, den Sie mit diesen Ansätzen erstellen, auch nur annähernd der Realität entspricht.

Hier kommt die Szenario-Budgetierung (Was-wäre-wenn) zu Hilfe, bei der mehrere Szenarien bei der Planung berücksichtigt werden.




Was ist ein Szenarien-Ansatz?

Was-wäre-wenn-Szenarien oder Szenarien-Ansatz bedeutet, dass mehrere Szenarien betrachtet werden, die eintreten, wenn ihre Grundannahmen eintreten. Ziel ist es, mehrere plausible Szenarien zu analysieren und zu berechnen, um für jedes einzelne mögliche Handlungen auszuarbeiten. Als Ergebnis wird das Unternehmen weniger Risiken ausgesetzt und besser an Veränderungen angepasst sein.

Vorteile dieses Ansatzes während der Rezession:

  • Möglichkeit, schnell auf externe Veränderungen zu reagieren.
  • Chance, die vorhandenen Alternativen im Voraus zu analysieren, anstatt erst dann, wenn die vermeintlichen Veränderungen bereits eingetreten sind, und die jeweils besten Aktionen vorzubereiten.
  • Bewusstsein für Worst-Case-Szenarien und Vorbereitung von entsprechenden Reserven.

Darüber hinaus können Sie mit dem Szenarien-Ansatz strategische Alternativen schaffen, neue Ideen entwickeln, die Flexibilität erhöhen und Risiken reduzieren.

Welche Schritte sollten unternommen werden, um die Szenarienplanung im Unternehmen zu implementieren:

  • Identifizieren Sie die Faktoren (Basisereignisse), die in jedem der Szenarien als Grundsatz angenommen werden.
  • Entwickeln Sie Entscheidungen für den Fall, dass die Basisereignisse eintreten.
  • Methodische Empfehlungen erstellen, wie diese Faktoren im Budget berücksichtigt werden können, Planungswerkzeuge entwickeln.
  • Erstellen von Regelungen für den Übergang von einem Szenario zum anderen und die entsprechende Analyse der Abweichung von Ist vs. Plan.

Für eine effektive Szenarienplanung müssen die Szenarien eine Reihe von Eigenschaften aufweisen.

  1. Sie müssen realistisch sein. Es ist z. B. unrealistisch anzunehmen, dass innerhalb der ersten 3 Monate des Jahres 2021 alle Geschäfte wieder auf das Niveau von 2019 zurückkehren.
  2. Das Szenario sollte ein Entscheidungsauslöser sein. Wenn z. B. die erwartete Auslastung unter 10 % liegt, kann es sinnvoll sein, das Hotel zu schließen.
  3. Keine internen Widersprüche. Es ist z. B. nicht möglich, sowohl eine Erhöhung der Hotelauslastung als auch eine deutliche Reduzierung des Betriebspersonals in das Szenario aufzunehmen.
  4. Szenarien innerhalb desselben Pakets sollten sich deutlich voneinander unterscheiden - Variabilität ist wichtig.





In der Szenarienplanung gibt es oft zwei gegensätzliche Szenarien: ein optimistisches und ein pessimistisches. Die erste Option beinhaltet eine positive Entwicklung der Situation. Die zweite berücksichtigt das Einwirken negativer Faktoren. Am wahrscheinlichsten ist jedoch oft etwas in der Mitte, daher wird oft eine realistische / konservative Option hinzugefügt.

Theoretisch kann die Anzahl der Szenarien unendlich sein, aber in der Praxis ist es schwierig, mehr als drei zu erstellen und zu verwenden. Diese Szenarien gelten für das gesamte Projekt/Hotel und berücksichtigen alle internen und externen Einnahmen und Ausgaben für alle Abteilungen. Gleichzeitig können einige Budgetposten für alle Szenarien gleich sein (z. B. die Kosten für obligatorische Audits oder Grundsteuern).

Szenarien bieten die Möglichkeit, das Unternehmen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, strategische Entscheidungen zu entwickeln und neue Ideen zu finden. Die Erstellung von qualitativ hochwertigen Szenarien erfordert Zeit und Aufwand des Finanz- und Managementpersonals des Unternehmens, aber es lohnt sich: Das Unternehmen wird stabiler und erfolgreicher.

Ksenia Bagaeva
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CFO
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